Panduan Ringan Excel, Word, dan PPT Buat Kerja di Indonesia dan Vietnam
Excel: angka itu raja — dasar yang wajib
Jujur aja, gue sempet mikir dulu Excel itu cuma buat bikin tabel gaji atau daftar stok. Ternyata kunci efisiensi usaha kecil sampai kerja kantoran ada di beberapa trik sederhana: format mata uang lokal, fungsi SUM/AVERAGE, vlookup/xlookup, dan pivot table. Mulai dari setup: pastikan format tanggal dan mata uang sesuai negara — di Indonesia biasanya pakai “Rp” dan pemisah ribuan, sementara di Vietnam pakai “₫”. Ini penting supaya laporan keuangan nggak bikin bingung klien atau akuntan.
Untuk tutorial cepat: bikin sheet master, kasih header konsisten, pakai Table (Ctrl+T) supaya filter dan referensi dinamis gampang. Pelajari beberapa rumus dasar (IF, SUMIFS, COUNTIFS) dan conditional formatting untuk highlight yang perlu ditindaklanjuti. Kalau mau contoh langkah demi langkah, gue sering nemu referensi lokal yang helpful, misalnya excelvanphong — format dan contohnya sering relevan buat konteks kerja di Asia Tenggara.
Word: rapi itu murah, image itu mahal (opini)
Dokumen resmi, kontrak, invoice—Word masih jadi andalan. Menurut gue, masalah terbesar bukan ketidakmampuan mengetik, tapi nggak pakai Styles. Buat template: atur heading styles, normal text, dan spacing. Begitu ada perubahan format, tinggal update style tanpa capek edit manual. Juga penting: pelajari mail merge untuk kirim surat/penagihan massal tanpa benerin satu-satu.
Untuk usaha kecil di Indonesia dan Vietnam, siapkan template bilingual (Bahasa Indonesia/Vietnam atau Inggris) agar bisa cepat kirim ke klien lokal. Jujur aja, pernah gue ngeluarin invoice satu-satu waktu pertama buka usaha di HCMC—ngabisin waktu. Mail merge + template rapi bakal nyelamatin hari-hari sibukmu.
PPT: presentasi yang bikin orang ngangguk (sedikit lucu, banyak strategi)
Presentasi itu seni, bukan sekadar slide. Pernah present ke tim di Jakarta dan tim di Ho Chi Minh, dan gue sadar: slide penuh teks = musuh bersama. Prinsip sederhana: satu pesan per slide, visual yang mendukung, dan bullet point jangan lebih dari 3-4 per slide. Gunakan template warna brand, tapi jangan berlebihan animasi—kecuali kamu mau jadi stand-up comedian kantor.
Teknik praktis: pake master slide supaya semua slide konsisten, simpan gambar dengan resolusi cukup, dan ekspor ke PDF saat perlu berbagi di grup chat yang suka compress file. Untuk bilingual session, siapkan notes di presenter view agar nggak kehilangan arah saat harus translate spontan.
Tips lintas negara: kolaborasi, bahasa, dan kebiasaan kerja
Bekerja antara Indonesia dan Vietnam berarti adaptasi kecil yang sering dilupakan: nama file, timezone, dan format alamat. Terapkan konvensi penamaan file (YYYYMMDD_nama_project_v1) supaya semua jelas siapa yang edit terakhir. Buat satu folder bersama di Google Drive atau OneDrive dan latih tim pakai komentar/track changes untuk Word dan review version history untuk Excel.
Soal bahasa, bikin glossary singkatan dan istilah bisnis yang disepakati tim—jujur aja, istilah akuntansi atau pajak bisa beda istilahnya antara negara. Selain itu, pelajari shortcut keyboard lokal (misal input aksen Vietnam) supaya kerja lebih cepat. Dan jangan lupa, komunikasi langsung via short video atau voice note sering lebih cepat daripada email panjang.
Penutup: nggak perlu jadi master semua software, cukup kuasai beberapa fungsi inti dan pola kerja yang konsisten. Biarpun setiap kantor punya kebiasaan, modal template, style guide, dan sedikit automasi bakal bikin kerja lintas Indonesia-Vietnam jauh lebih mulus. Kalau lagi buntu, cobain kembali hal dasar: rapihin data di Excel, buat template di Word, dan susun narasi di PPT—itu seringkali mengubah chaos jadi rapi dalam beberapa jam.