Kerja dari rumah membuat saya belajar banyak hal kecil yang dulu dianggap remeh: cara cepat bikin invoice, menyusun presentasi yang nggak bikin klien ngantuk, sampai trik Excel supaya laporan keuangan nggak berantakan. Saya sering berpindah antara klien di Jakarta dan beberapa usaha kecil di Hanoi—jadi harus peka soal format, bahasa, dan kebiasaan kerja di kedua negara. Tulisan ini bukan panduan lengkap, cuma catatan praktis dan jujur dari meja kerja saya, sambil ngeteh dan dengerin hujan (atau suara motor di sebelah rumah).
Excel: Formula yang ngebuat hidup lebih mudah (serius dulu)
Di Excel saya hidupkan rumus-rumus favorit: SUMIFS, VLOOKUP/XLOOKUP, dan pivot table. Untuk usaha kecil, pivot table itu ibarat blender: gampang dan multifungsi. Contoh nyata: bikin ringkasan penjualan per produk per bulan. Cukup tarik data mentah, buat pivot, dan tambahin filter. Jangan lupa satu hal penting: setting regional. Kalau kamu kirim file ke rekan di Vietnam, pastikan format tanggal dan mata uang cocok, atau angka bisa salah baca. Saya sendiri menyimpan beberapa template sederhana—invoice, daftar stok, rekap pengeluaran—dan sering ambil tambahan referensi dari situs tutorial praktis seperti excelvanphong yang menyediakan contoh sheet mudah dipakai.
Word untuk dokumen resmi dan surat: rapi itu penting (santai saja)
Surat penawaran, kontrak, atau nota sering kali butuh tampilan rapi biar klien percaya. Di Word, pakai style: Heading 1 untuk judul, Normal untuk isi, dan style khusus untuk bagian penting. Dengan satu klik kamu bisa ubah seluruh dokumen. Suka banget fitur mail merge waktu harus kirim ratusan surat penagihan ke pelanggan—hidupkan koneksi ke Excel, dan Word yang bekerja keras menggantikan nama dan alamat. Oh iya, kalau kirim ke Vietnam, tambahin versi bahasa lokal bila perlu. Sedikit usaha menerjemahkan header dan istilah membuat penerima lebih nyaman. Font juga penting: pastikan font mendukung aksara lokal—kalau perlu gunakan Calibri atau Arial untuk jaga kompatibilitas.
PPT: jangan ramai, tapi komunikatif (gaya ngopi bareng)
Presentasi itu seni sederhana. Slide penuh teks? Jangan. Saya sering pakai aturan 6×6 (enam baris, enam kata) paling tidak sebagai panduan biar nggak kepanjangan. Visual lebih kuat: grafik dari Excel, screenshot, dan ikon. Buat klien di Indonesia, tambahin contoh kasus lokal; buat audiens Vietnam, sesuaikan warna dan contoh yang relevan—itu menunjukkan bahwa kita paham konteks mereka. Tips praktis: simpan slide utama sebagai master, jadi tinggal ganti logo atau warna tanpa merombak isi. Saat WFH, saya lebih sering beri catatan presenter di tiap slide supaya saat meeting hybrid, yang present tahu poin penting tanpa nge-lose fokus.
Praktis dan kultur kerja: kenapa ini penting
Perbedaan kecil sering bikin repot: sistem penomoran faktur, blok waktu kerja yang berbeda, sampai preferensi format file. Di Indonesia banyak usaha kecil masih minta Excel sebagai ‘buku kas’ harian. Di Vietnam, beberapa usaha juga suka cetak laporan berkala—jadi siapkan A4 landscape dan margin yang aman untuk printer lokal. Selain itu, kalau koneksi internet kamu suka galau (percaya deh, saya paham), simpan cache atau copy lokal. Gunakan pula PDF untuk komunikasi final supaya tata letak tetap aman.
Saya juga punya kebiasaan: simpan dua versi dokumen—versi pengeditan dan versi akhir PDF—biar nggak salah kirim draft. Dan jangan malu tanya ke rekan lokal soal istilah teknis pajak atau persyaratan administrasi; lebih baik bertanya daripada salah format dan repot. Kadang klien di Jakarta lebih santai soal bentuk, sementara klien di Hanoi menginginkan detail teknis yang rapi.
Kesimpulannya, alat Office itu sangat membantu kalau dipelajari dengan konteks lokal. Sedikit penyesuaian—bahasa, format tanggal, font, dan kebiasaan kerja—membuat perbedaan besar. Kalau kamu lagi WFH dan melayani klien lintas negara, mulai dari template sederhana dan latihan singkat pada fungsi yang sering dipakai. Percaya deh, 30 menit ekstra belajar XLOOKUP atau mail merge bisa menghemat jam kerja dan bikin usaha kamu terlihat makin profesional.
Kalau mau, kapan-kapan saya share template invoice bilingual yang saya pakai—simple dan aman buat dicetak atau dikirim via email. Buat sekarang, ambil secangkir kopi dan buka Excel. Satu sel yang rapi sering berujung pada hari yang lebih tentram.