Kenalan dulu: kenapa Excel, Word, dan PPT penting di Indonesia & Vietnam
Waktu pertama kerja lintas negara antara Jakarta dan Ho Chi Minh City, saya mikir: alat yang sama, tapi caranya beda-beda. Client di Vietnam butuh laporan pakai format angka dan mata uang VND, sementara tim di Indonesia pakai IDR. Word yang saya kirim kadang rusak karena font Vietnam beraksen, atau slide yang cantik di laptop saya jadi berantakan di layar mereka. Dari situ saya belajar beberapa trik praktis yang ingin saya bagi—ringkas, langsung pakai, nggak perlu kursus mahal.
Excel: data rapi, keputusan cepat (serius tapi santai)
Excel itu seperti dapur—kalau alatnya rapi, masakan jadi cepat. Beberapa hal yang selalu saya pakai:
– Gunakan format mata uang custom: klik Format Cells → Custom, ketik “Rp “#.##0,00; atau untuk VND tanpa desimal pakai “#.##0″ ₫”. Ini penting saat bikin invoice atau laporan gabungan kedua negara.
– Atur locale workbook sebelum import CSV. Di Vietnam beberapa export memakai tanda pemisah berbeda; Power Query (Data → Get Data) sangat membantu untuk membersihkan CSV tanpa repot. Tutorial lokal bagus juga ada di excelvanphong, kalau mau belajar contoh praktis dengan bahasa Vietnam.
– Pivot Table + Slicer = ringkasan instan. Satu klik untuk lihat penjualan per cabang, per bulan, per mata uang. Tambahkan calculated fields untuk konversi kurs kalau perlu.
– Beberapa shortcut yang selalu saya tekan: Ctrl+; untuk tanggal hari ini, Alt+= untuk Autosum, Ctrl+Shift+L untuk toggle filter. Simpel, tapi ngirit waktu banget.
Word: surat, kontrak, dan faktur yang sopan santun (lebih personal)
Kalau di Word, kunci saya adalah konsistensi. Gunakan Styles untuk judul, subjudul, dan isi. Sekali atur, semua dokumen jadi rapi dan mudah diubah global. Contoh nyata: bikin template invoice bilingual (ID/VI). Masukkan header dengan logo, footer berisi info bank, dan gunakan Mail Merge ketika kirim banyak invoice.
Beberapa catatan praktis:
– Atur default language proofing sesuai negara penerima supaya spellcheck cocok (Review → Language → Set Proofing Language).
– Embedded fonts saat sering berpindah komputer (File → Options → Save → Embed fonts in the file) penting kalau pakai font Vietnam dengan banyak aksen. Tanpa ini, huruf bisa berubah jadi kotak-kotak aneh.
– Track Changes dan Comments wajib saat review kontrak lintas bahasa. Kadang makna kecil berbeda, komentar langsung hemat waktu telepon.
PPT: slide yang bicara sendiri (santai, kayak ngobrol di meja kopi)
Presentasi seringkali dipakai saat pitching investor atau meeting lintas kantor. Saya suka slide yang bersih: satu ide per slide, visual mendukung, dan jangan terlalu banyak teks. Beberapa tips yang sering saya praktekkan:
– Gunakan template master (View → Slide Master) supaya semua slide konsisten—warna, font, dan footer. Ini juga memudahkan kalau harus ganti versi bahasa.
– Pilih aspect ratio 16:9 untuk layar modern; 4:3 untuk projector lama. Selalu cek sebelum presentasi supaya elemen nggak terpotong.
– Speaker Notes itu sahabat. Taruh poin pembicaraan di notes, bukan di slide. Saat pakai Presenter View, audiens lihat slide, kita lihat notes. Percaya deh, ini mengurangi grogi.
– Export ke PDF untuk dikirim ke partner di Vietnam atau Indonesia. PDF menjaga layout dan font lebih aman daripada file .pptx saat mereka pakai perangkat berbeda.
Praktik lintas negara yang saya pakai setiap hari
Beberapa rutinitas kecil yang membantu kerja lintas negara: simpan template invoice bilingual, atur folder cloud (OneDrive/Google Drive) dengan struktur tanggal-country-client, dan pakai nama file singkat tapi jelas—misal “INV_2025-07_JKT_VN_ABC.pdf”. Jangan lupa tambahkan catatan minor di email, misal “tanggal mengikuti format DD/MM/YYYY” kalau khawatir kebingungan tanggal.
Terakhir: belajarlah dua kata penting di bahasa lokal—”terima kasih” dan “tolong”. Itu membantu membangun hubungan. Teknologi membantu, tapi manusia yang bikin kerja lancar. Kalau kamu sering kirim file ke Vietnam dan butuh contoh template atau workflow yang lebih spesifik, bilang saja—aku punya beberapa file yang biasa aku modifikasi untuk klien di sana.